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那些有影响力的HR,都很会写!

2019-02-24

最近和一位HR朋友小朱聊天时,她向我说起困扰自己多年的问题:小朱的公司是家外企,日常工作中与上司或其他部门的交流都习惯于通过邮件,但令她苦恼的是看邮件的人经常误解自己的意思,还有几次因为小朱写的邮件内容得罪了别人,引起部门间矛盾,而受到了领导的批评。

“我明明表达的是这个意思,为什么他们看不明白还要冤枉我呢?”小朱心里很委屈。

也许像小朱一样文字表达能力不强的HR有很多,让你上台组织培训可以666,或者让你核算薪酬还胜过专业的会计师,但是到写邮件、写总结、写材料时却痛苦万分……

01

文字,可以是发挥HR影响力的一把利器

多年前,我在一家会计师事务所担任员工关系经理,当时公司有一名年仅28岁的审计业务员得了癌症。HR老大找到我,希望我可以写一篇文案,发挥HR的影响力来号召全体同事给他捐款。

年纪轻轻就得了癌,确实值得同情。我花了一晚上,很用心地去写了份文案,说明这名员工来自江西农村,从小家境不好,父母含辛茹苦培养他读书成才;工作后他很拼,出差、加班都毫无怨言,并且一直有个属于审计人的梦想,那就是通过自己的努力做到合伙人,赚钱回报自己的父母,奈何造化弄人,让他得此重病。

当时写完这篇文案,连我自己都给看哭了!

后来HR部门通过内部系统群发文案出去,成功号召了公司上下给他捐了十多万元,缓解了巨额医疗费的难题,更有同事帮他去外网扩散募捐。

从那件事以后,我真心体会到原来HR的影响力也可以体现在文字上,那真是一种神奇的力量。

职场上流行一句话:HR经常吃力不讨好,那是因为你没有影响力!”

而我想说:“想要做个有影响力的HR,请先让你的文字更有影响力!”

当你为应聘者写一份面试邀请,是否考虑过你的文字足够有诚意?

当你向老板交一份培训方案书,是否考虑过你的文字足够有说服力?

当你给业务部门写一份考核说明书,是否考虑过你的文字足够接地气?

Email更是咱们HR日常工作中不可缺少的一个工具。当你作为发信人写Email文字的时候,要思考你想表达什么给对方,或者站在对方立场考虑该如何写。你写的字,就反映出你的专业态度和能力。

02  

HR,如何让你的文字表达更清晰

HR在日常工作中,将面对各种信息传递、制度拟定、项目汇报、工作总结等,你总希望能够清晰地表达自己的观点,以便让同事和领导认可你的专业性。

也许一项工作你自己很清楚,但往往在落笔写材料时却不知道如何表达,拿到HRD或者老板手上,觉得你把简单的问题复杂化,或者使人不知所云,很可能就否定了你的方案。

那么怎样做才能让我们的文字表达更清晰呢?在此分享芭芭拉•明托的“金字塔原理”。

金字塔原理是由麦肯锡的第一位女性咨询顾问巴巴拉•明托于1973年提出,是一种结构化思维的方法,因其展现的框架结构酷似埃及金字塔而得名。该方法有以下四个基本特征需掌握:

一、结论先行

结论先行,也就是一个中心思想,一句话说明你想做什么?HR在写材料之前一定要进行深入的思考,将自己想表达的中心思想提炼出来,只有想清楚了,落笔才能行云流水。

二、坚持“自上而下”的原则

通过中心思想往下延伸任何一个层次上的思想都必须是其下一层思想的概况,从而建立一个思想的金字塔。

三、坚持“相互独立、完全穷尽”的原则

一篇清晰的文字材料,首先各层次的思想必须属于统一范畴;其次各层次要归类清楚,做到相互独立不打架;最后每个层次的思想要写透彻、写全面。

例如,在写人才梯队建设的时候,就不要无限扩散到绩效、劳动关系模块,而且要把人才梯队建设所包含的关键要素都写全,不能有遗漏。

四、采用一定的推理方式

在金字塔原理中,有演绎推理和归纳推理两种方式。演绎推理是线性推理方式,即由一个大前提和一个小前提推导出一个结论的论述形式,例如HR写项目方案时常用的三段论:

(一)出现的问题;

(二)产生问题的原因分析;

(三)解决问题的方案。

而归纳推理通常由若干个具有相似性的事件推导出一个概括思想。例如,HR为产品经理候选人小张写面试评估意见时可以这么描述:

(一)小张不会做需求分析;

(二)小张不会画线框;

(三)小张不会写需求文档;

(四)小张与人沟通能力较差。

归纳后推导出面试评估意见:候选人小张不能胜任产品经理一职,建议考虑其他人选。

我相信各位HR同仁通过运用金字塔原理去写文字材料,一定能够表达得非常清晰,从而更有影响力。

今天我们仅仅了解金字塔原理并不重要,更重要的是学以致用,知行合一,这样才会对HR的工作真正带来价值!

03

HR的文字要体现出HR的价值

我有一位HR朋友,专业能力很强,很快就被公司提拔做了人力资源部经理。职位升到中层后,老板就开始要求他提供各种各样的人力资源报告。

但是这位专业HR朋友写出来的报告老板却常常不满意。我问他:“老兄,你平时都怎么写报告啊?”他就给我发来一份写过的报告看看。

报告长篇大论写了很多,数据也不少,例如:公司本科及以上学历员工占比60%,本科以下学历员工占比40%;公司男员工占比55%,女员工占比45%2018年,公司共离职30名员工,新入职25名员工……

报告的内容看似很充实,但是看完了,然后呢?文字写了那么多,是要说明或者解决一个什么样的HR问题?最核心的内容反而没有写出来。

难怪老板不满意,因为HR并没有给他解决任何问题,没有给他产生任何价值。

圈子里有很多HR常常会抱怨老板不懂人力资源,不专业。但是反过来想,老板负责的是公司的运营和全局,他要买单,看重的是价值,如果HR的人力方案没有告诉老板好处在哪里、风险在哪里,又怎么指望得到他的认可呢?

所以,要使HR变得更有影响力,你写的文字一定要从人力资源价值的角度去思考:

第一、找公司老板或者业务部门谈一下,了解公司的业务方向、服务或产品特点、市场行情等,你写的东西必须接地气、“说人话”才行;

第二、搜集相关信息,提炼核心数据,HR拿出来的文字绝不能靠主观臆测,必须摆事实、讲道理;

第三、要发挥HR的专业功底,找到存在的问题,并提出具有可操作性的人力资源解决方案,注意方案最好是经过论证和比较的,给老板做选择题远远胜过做问答题;

第四、HR的服务其实也可以是产品服务,所以我们需要把产品可能的收益与风险都以文字形式呈现出来。

我相信,做完以上四点,你脑子里应该有要写的东西了。

钱钟书在《围城》中说:“思想是不出声的语言。”

这个时代,当各种先进的管理理念、方法论充斥着我们HR时,也许你在某些方面的能力得到了“进化”,但同样也可能有很多能力在不知不觉地退化,其中“不出声”的文字能力就是很容易被忽视的那一种。

优秀的文字能力,或许它对你的影响只是潜移默化,但在提升文字水平的同时,其实也是在提高我们的思维能力。

我相信,“写”是一项可以习得的能力,只要我们坚持不懈、刻意练习,每天踏出坚实的一步,你终将会成为一名有影响力的HR